Les envoyeurs qui font du marketing par courriel ou qui envoient des courriels à un grand nombre de correspondants devraient se plier aux pratiques recommandées par le groupe de travail sur le pourriel* mis sur pied par le gouvernement fédéral du Canada.

Règles générales

• N’envoyez pas de courriels promotionnels aux personnes qui n’ont pas expressément consenti à les recevoir.
• Conserver la preuve que votre correspondant a consenti à recevoir vos communications.
• Préférer le double opt-in au opt-in simple ou au opt-out.
• Votre serveur d’envoi doit être tenu à l’heure. Vous pouvez, par exemple, le synchroniser à un serveur de temps via NTP.
• Surveillez le statut de vos adresses IP publiques dans les listes noires publiques et dans les DNSBL.
• Utilisez les services d’un prestataire spécialisé dans les envois massifs pour vos courriels promotionnels. Ces experts savent exactement comment procéder pour éviter que vos courriels soient rejetés. Comme les envois de masse constituent leur source de revenus principale, ils doivent à tout prix s’assurer que les courriels de leurs clients se rendent à destination. Si vous faites du marketing par courriel, vous avez besoin de leur aide.

Le serveur d’envoi doit respecter les spécifications du protocole (E)SMTP

• Votre infrastructure doit accepter les messages de rejet (Bounced mail) et, de votre côté, vous devez poser les gestes qui s’imposent afin de ne pas poursuivre vos envois à destination de ces adresses.
• Contrôlez le débit de votre passerelle d’envoi. Ne dépassez pas 50 connexions pas minute sur un même domaine.
• Votre commande SMTP HELO/EHLO doit référer à un nom de domaine valide et existant (voir la RFC 821 section 3.5. et la RFC 2821 section 3.6.*).
• Le passerelle d’envoi doit se connecter sur les différents serveurs MX du destinataire par ordre croissant (voir RFC 2821 section 5.*) Si possible, configurez votre serveur afin qu’il fasse de nouvelles tentatives de connexion dans un délai raisonnable s’il ne parvient pas à joindre un serveur.
• Évitez d’utiliser le SMTP Pipelining.

Le contenu du courriel

• Le courriel doit offrir au destinataire un moyen très facile de se désabonner, comme par exemple au moyen d’un hyperlien ou d’une case à cocher. Il est aussi recommandé d’inclure dans le courriel un numéro de téléphone valide permettant aux correspondants de demander que leur nom soit retiré de la liste d’envoi. Il va sans dire qu’il est essentiel de respecter rapidement les demandes de désabonnement.
• Si vous utilisez la même image (logo, signature) dans vos courriels promotionnels et dans vos communications corporatives, vous prenez le risque que vos courriels corporatifs, dont l’importance est supérieure à celle de vos messages publicitaires, soient bloqués. En effet certains correspondants pourraient signaler vos courriels promotionnels comme indésirables aux exploitants de services DNSBL. Une signature floue pourrait alors être mise au point pour bloquer vos courriels promotionnels. À partir de ce moment, vos courriels d’affaires seraient rejetés par la solution antispam de vos correspondants si celle-ci intègre des signatures floues. Soyez vigilants et circonspects dans l’emploi de signatures comportant des éléments graphiques.
• Il faut aussi éviter d’inclure dans vos courriels promotionnels des liens vers un site Web si vos courriels de personne à personne contiennent des liens vers ce même site Web.